したい
ビジネスマン
- 仕事の負荷を減らしたいな…
- もっと仕事を楽にできる方法はないかな？
- 効率化して他にリソースを割きたいな…
現在の仕事の負荷が大きすぎて、辛さを感じている方は多くいると思います。そんな方は、仕事を効率化できるように日頃の業務を見直してみると、辛さが軽減してくるかもしれません。
今回は、仕事を効率化し負荷を軽くする考え方を11選紹介していきます。
- 仕事を効率化するための考え方
- 効率化することで得られるメリット
仕事を効率化し、楽にする考え方11選
それでは、仕事を効率化し、楽にする考え方を紹介していきます。仕事の中で行かせそうなものはぜひ取り入れてみてください。
仕事に取り掛かる前に全体像と目標地点を把握する
ただ闇雲に目の前の仕事に取り組むのでは無く、手をつける前に業務の全体像と目標地点をしっかり把握しておくことが大切です。
全体がわかっていることで仕事の流れがわかり、スケジュールを正確に立てられます。
また、最終的にどういった状態になっていれば目標達成なのかを把握しておくことで、業務のやり直しも格段に減るでしょう。
例えるなら、スタートからゴールまでの道筋を想像しておくイメージです。
エッセンシャル思考を勉強する
エッセンシャル思考は、仕事効率で最も役立つ考え方の一つです。
グレッグ・マキューン氏が2014年に書籍で提唱した考え方で、「最小の時間で最大の成果を得ることが目標」の思考法。本来すべき1％に集中し、それ以外の99％は捨てる考え方です。
仕事に追われている人は、呪いのように「やらなくては」「どれも大事」「全部やる」と、仕事をどんどん増やしてしまいがちです。
ですが、その思い込みをまずは変えていく必要があり、「やると決める」「大事なものは滅多にない」「全部はやらない」と置き換えなくてはいけません。
今、目の前の仕事が本当に自分にとって必要なのかを精査してみましょう。
キャパより大きい仕事は断る
エッセンシャル思考の中に、「見極め、選ぶ」というステップがあります。本当に自分がすべきことを決め、あとは断っていく・やめるという考え方です。
仕事が大変で困っている人は、頼まれた仕事を断れずに引き受けてしまうことがよくあります。
適度な負荷がかかる業務量でしたら、自身の成長にも繋がるので悪いことではありません。しかしあまりに大量だと、精神的にも身体的にも大きな負担となります。
量だけでなく仕事内容を見ても、自分の能力では難しいと感じたら思い切って断る勇気を持ちましょう。
余裕を持って仕事を引き受けることで、精神的にも楽に仕事に勤められ、結果的に効率化に繋がっていきます。
誰かに引き渡すつもりでテンプレ化を進める
エッセンシャル思考の「見極め、選ぶ」「捨てる・断る」の実践後、仕組み化・習慣化するといったステップがあります。
自分がいなくても回るように仕組み化していくことで、手が空いた人が業務に取り掛かれるようになり、効率化できます。
テンプレ化は、同じような業務をまとめ、”型”を作っていく考え方です。型があれば、いちいち考えなくてすむ上、毎回一定のクオリティを保てます。
仕組み化・習慣化においておすすめの考え方は、「誰かに業務を引き渡すつもりで考える」方法です。
誰かに引き渡すとなったら、業務フローの整備や、本来の業務の目的の再認識、無駄な業務を省くなど、どんどん業務のスリム化を図ろうとしますよね。
実際に引き渡す予定がなくても、日頃からこのように心がけることで業務効率化を測ることができます。
パッケージ化でだれでもできる状態にする
テンプレ化・仕組み化ができたら、だれでもすぐに手がつけられるようにパッケージ化（展示化）しておきましょう。
現在はクラウド化が進み、Googleドライブなどを活用して、業務員全員がアクセスできるような仕組みが整えられつつあります。
そういった場所に積極的にテンプレや業務マニュアルをアップし、みんなが見られるように周知しておきましょう。
いざ自分が業務をできない状態になっても、こういった工夫が自分を助けてくれますよ。
マルチタスクに手をつけない
仕事を効率化しようと考えた時、あらゆる業務を一緒に進めた方が効率が良さそうに思えますよね。
実際にはその逆で、マルチタスクは効率が下がる傾向があります。
脳科学者の枝川氏は2019年の記事にて「脳は厳密な意味で同時に進めることはできない」「一点集中の方が効率があがる」と答えています。
参考記事：
https://president.jp/articles/-/28147?page=1
記事では歩きスマホを例にあげ、歩くという動作とスマホを使うという行為を同時に行うことで、どちらも効率が著しく低下することを説明しています。
マルチタスクが得意だと思っている人も、実際にはシングルタスクを順番にこなしているだけかもしれません。
仕事効率を考えるのならば、マルチタスクは極力減らして、一点集中を心がけてみましょう。
得意を仕事にする
仕事が辛い、効率的にできないと感じる要因は、もしかしたら苦手な領域で仕事をしているからかもしれません。
苦手な仕事より得意な仕事であれば、効率的にできるようになる上、精神的にも辛さを感じません。
例えば、順序立てて作業を行うのが苦手なのにもかかわらず、決まった順序で業務を行う事務職で仕事をしている人は、得意な人と比べると要領が悪くなってしまうのも当然です。
自分の得意を自覚することで、楽な気持ちで仕事ができる上、要領よく仕事ができ、結果仕事効率に繋がります。
現在の職場で、業務内容を変えられれば一番ですが、そうでない場合が多いですよね。
そういった場合は、思い切って転職して守るのもひとつの手です。
そういった方は、転職準備の一環として、自分の得意を見つける自己分析診断をやってみるのがおすすめです。転職前に自分の得意を見定めることで、転職も成功確率がぐんと上がります。
自分の得意を見つける自己診断について、以下記事でまとめましたのでぜひ一読してください。
スキルアップを考える
仕事を効率化できない原因の一つに、そもそも担当業務をこなせるスキルが足りていない場合があります。
業務に対するスキルアップを図ることで、仕事を早く、効率的にこなせるようになります。
学校の授業がわかりやすい例でしょう。
低学年の頃は、簡単な計算でも解くのが大変でしたが、だんだん学年が上がるにつれ簡単な計算は楽にできるようになり、もっと難しい計算にも挑戦できるようになります。
仕事でも同じことが言えます。
前までは難しいと感じていた業務も、スキルアップした上でとりかかることで、楽に、効率的に業務を遂行できます。
今の業務で、どんなスキルを伸ばせば楽にできるかを考えてみてくださいね。
ビジネススキルを伸ばせるオンラインスクールを使えば、あらゆるスキルを満遍なく伸ばすことができます。
Schoo(スクー)
では、専門的なスキルはもちろん、ビジネスマンに必須のスキルを幅広く扱っており、専門性を身につけたい方にも、基礎力を身につけたい方にもおすすめです。
無料登録すると参加できる生放送授業もあるので、気になる方はまずは無料で使ってみてください。
”めんどくさい気持ち”を活かす
「この作業、めんどくさいな…」と感じる業務は多いですよね。
自分がめんどくさいと感じている仕事は、周りの人みんなも同じくめんどくさいと感じているかもしれません。
めんどくさい仕事が減れば、仕事は楽に効率的になります。
例えば、会議の予定調整を毎回手動で行うのは大変でめんどくさいと感じやすい業務ですが、スケジュールツールなどを利用しなるべく自動化することで、この業務がなくなります。
このように、日頃”めんどくさいな”と感じるポイントをピックアップしておき、効率化・自動化できないか考えてみましょう。
細かいことでも、効率化を図ることで、業務の負荷が一段と減っていきますよ。
こだわりを適度になくし、妥協点をもつ
強いこだわりを持ってしまうと、仕事にかける時間も労力も大きくなりがちです。
例えば、プレゼン資料一つとっても、あくまで結果を出すことが目標なので、細部にこだわりすぎるのではなく、オーバースペックになりすぎないよう適度に線引きをしましょう。
情報収集は仮説を立ててから始める
効率化の考え方の一つに「仮説思考」があります。
仮説思考とは、仕事に取り掛かる際に、仮説を立ててから情報収集を行う方法です。
つい最初は情報収集から始めたくなってしまいますが、なにも目標がないと遠回りしてしまうのと同じで、答えを最初に決めてしまうことで、その答えを裏付ける情報収集だけに集中でき、結果的に短時間で終えることができます。
仮説思考については以下記事で取り上げていますので、詳しく知りたい方は読んでみてください。
仕事を効率化し、楽にするメリット
仕事の効率化で工数負荷を軽くすることで、得られるメリットがたくさんあります。ここではメリットを3つ紹介していきます。
時間と心に余白ができ、仕事を俯瞰して見れる
余裕がなければ目の前の仕事しか見えなくなってしまいますが、効率化を図り時間と心に余裕が出てくることにより、業務内容など全体を見られるようになります。
仕事が楽しく感じられ、長く勤められる
大きな負荷のある仕事は、短期的であれば無理もできますが、長く続けるのは難しいですよね。
あまりに大変だと燃え尽き症候群になり、精神的な理由で働けなくなる可能性もあります。
長く続けるためにも、心も身体も余裕を感じられる程度の仕事量を心がけてみましょう。
余裕が生まれれば、仕事も楽しみを感じやすくなり、さらに仕事への意欲も出てきます。
周りの評価に繋がる
自分が楽にできる方法は、みんなも楽にできる方法でもあります。
自分が楽をするために効率化を進めていたのに、結果的に周りに感謝され、評価を得ることもよくあります。
自分のためだけに効率化を考えるのはちょっと気が引けるという方は、周りの人も助かることを念頭に置いてみてくださいね。
まとめ｜仕事を楽にし、効率的に結果を出そう！
今回は、仕事を効率化し、楽にする考え方を11選紹介しました。
仕事に辛さを感じていたり、つまらないと悩んでいる人は、効率化を進めて仕事量を減らすことで、気持ちに余裕ができてくるかもしれません。
少しづつでも自分を楽にできるように、仕事の効率化を試みてくださいね。